株式会社コーエイシステム（以下当社）は、ソフトウェア開発および人材派遣を行う会社の社会的責任として、お客様をはじめ、事業活動にかかる全ての人のプライバシーを尊重し、さまざまな個人情報を大切に保護することを重要な責務と考えています。当社は、事業活動を行うにあたり、個人情報（特定個人情報を除く。）を以下の基本方針に従って取り扱います。

基本方針

個人情報の取得・利用・提供

当社は、事業上必要な範囲において、利用目的を明らかにした上で、個人情報を取得します。当社は、法令で認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。また、当社は、法令で認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に開示・提供しません。当社は、これらの取扱いを確実にするため、社員教育を徹底します。

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人情報を遅滞なく消去するよう努めます。

個人情報の漏洩、減失または棄損の防止その他の安全管理措置

当社は、個人情報の漏洩、減失または棄損の防止その他の安全管理のための措置として、情報セキュリティマネジメントシステム(ISO/IEC27001:2013)の遵守を、事業活動上個人情報を取り扱う当社の全社員および関係者に徹底します。また、情報セキュリティマネジメントシステムで不適合が露見した場合は、速やかに予防並びに是正処置を行います。

個人情報保護に関する法令およびその他の規範の遵守

当社は、当社の事業活動で個人情報を取り扱うにあたって、個人情報保護に関する法令およびその他規範を遵守し、事業活動上個人情報を取り扱う当社の全社員および関係者に徹底します。

情報セキュリティマネジメントシステムの継続的改善

当社は内部監査・是正措置・予防処置・経営者による見直し等を通じ、情報セキュリティマネジメントシステムを継続的に改善します。

当社は、個人情報の取扱いの全部または一部を外部に委託する場合には、その個人情報の安全管理が図られるよう、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

開示・苦情・相談等の受付

当社の保有個人データに関し、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止等を希望される場合、または苦情のお申し出やご相談等がある場合には、下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。開示のご請求に必要となるお手続き等につきまして速やかにお知らせいたします。なお、該当保有個人データを構成する個人情報のご本人様であることを確認させていただいたうえで、法令に基づき適切に対応させていただきます。

個人情報保護管理者

当社は以下の個人情報保護管理者を設置し、個人情報保護管理者のもと、個人情報を取得・アクセス・提供・共同利用・管理いたします。
個人情報保護管理者　業務部長
メールアドレス：ksi-privacy@n-koei.co.jp

個人情報の利用目的

当社が取り扱う個人情報の利用目的は次のとおりです。
当社へ採用を希望される方の個人情報

1. ① 採用選考のため
2. ② 連絡のため
3. ③ 採用手続きのため

当社従業員の個人情報

1. ① 従業員管理（入退社手続、給与支払、勤怠管理、労務・健康管理等）のため

上記以外で、当社へお問い合わせされた方の個人情報

1. ① お問い合わせに対応するため

個人情報の第三者提供について

当社は取得した個人情報を適切に管理し、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護にために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合にであって、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。

役員の情報の公開・提供について

法令に基づき当社の役員に対する個人情報を公開・提供（株主総会で配布する資料に掲載する等）する場合、本人に対して以下を予め通知いたします。

• 利用目的：総会資料への掲載、登記並びに許認可に関する手続き書類への記載および掲載
• 第三者に提供する個人情報：当該役員の履歴書
• 第三者への提供の手段または方法：書面
• 取得方法：書面

個人情報の共同利用について

当社は、必要に応じて、取得した個人情報を以下のとおり共同利用いたします。

• 共同利用する個人情報の項目：①氏名、住所、年齢、電話番号その他個人情報登録書および採用条件書に記載された情報、②人事、給与および福利厚生に関する情報、③業法登録の有無
• 共同利用者：日本工営株式会社
• 利用目的：従業員管理（入退社手続、給与支払、勤怠管理、労務・健康管理等）のため
• 管理責任者：日本工営株式会社

認定個人情報保護団体の苦情解決の申し出先

現在、当社が所属する認定個人情報保護団体はございません。

当社は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律および個人情報保護法に則り、当社における特定個人情報等の情報の適正な取り扱いを図るため、以下のとおり特定個人情報保護方針を定め、全従業員に特定個人情報保護の重要性を教育し、内部監査等を通じて取り組みを徹底させることにより、特定個人情報保護を推進いたします。

関係法令、ガイドライン等の遵守

当社は、特定個人情報の取り扱いに関する関係法令、国が定めるガイドラインその他の規範を遵守いたします。

安全管理措置に関する組織体制の確立

当社は、事業の内容および規模を考慮した特定個人情報の適正な取り扱いのための組織管理体制を確立いたします。

安全管理措置の実施

当社は、特定個人情報の取得、利用、保管、提供、削除・破棄に際しては所定の規程・規則を遵守し、適正な取り扱いを実施するために十分な措置を講じます。

当社は、特定個人情報の取扱いの全部または一部を外部に委託する場合には、法令等に従い、その特定個人情報の安全管理が図られるよう、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

お問い合わせ・苦情への対応

当社は、保有する特定個人情報に対するお問い合わせや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、下記問い合わせにて迅速に対応いたします。
〒102-0083　東京都千代田区麹町4-2
株式会社コーエイシステム　業務部
メールアドレス：ksi-privacy@n-koei.co.jp

当社が行う個人番号関係事務

当社は、以下の目的で利用します。

特定個人情報の取り扱いについて

当社は取得した特定個人情報を「5.当社が行う個人番号関係事務」に定める事務の範囲内でのみ取り扱い、情報主体本人の同意がある場合であっても、利用目的を超えて取り扱いません。また、当社は、法令で認められる場合を除き、特定個人情報を第三者に提供しません。「5.当社が行う個人番号関係事務」に定める事務は事務取扱担当者のみが行い、それ以外の社員等が行うことはできません。事務詳細は個人情報管理細則に定めます。

特定個人情報に関するお問い合わせについて

従業員以外の特定個人情報についてのお問い合わせ並びに特定個人情報保護方針についてのお問い合わせは、下記の＜個人情報相談窓口＞までお申しつけください

苦情および相談窓口

当社はご提出いただいた特定個人情報に関する苦情、相談、およびその他のお問い合わせに、適切、かつ迅速に対応いたします。
ご提出いただいた特定個人情報に関する苦情、相談は下記までお申しつけください。
また、当社がお預かりする特定個人情報を含む保有個人データに関し、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止等を希望される場合も、下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。開示のご請求に必要となるお手続き等につきまして速やかにお知らせいたします。なお、該当保有個人データを構成する特定個人情報のご本人様であることを確認させていただいたうえで、法令に基づき適切に対応させていただきます。